Comment rédiger une réponse appropriée à un email professionnel ? Voici quelques conseils pour vous aider à répondre à un email professionnel de façon claire, polie et respectueuse.
1/ Lisez attentivement l’email auquel vous répondez.
Prenez le temps de comprendre le message, le ton et l’intention de l’expéditeur. Identifiez les points principaux, les questions posées, les demandes formulées ou les informations fournies. Notez les éléments auxquels vous devez répondre ou les actions que vous devez entreprendre.
2/ Choisissez un objet pertinent et précis.
Pour répondre à un email professionnel, l’objet de votre message doit résumer le contenu de votre message et attirer l’attention de votre destinataire. Il doit être court, clair et informatif. Évitez les objets trop vagues, trop longs ou trop informels. Utilisez des mots-clés qui permettent d’identifier le sujet de votre email. Si vous répondez à un email reçu, conservez le même objet ou ajoutez “Re:” devant.
Re est une préposition anglaise utilisée depuis au moins le XVIIIe siècle. Elle signifie “en ce qui concerne, en référence à”.
3/ Utilisez une formule d’appel adaptée.
La formule d’appel est la première phrase de votre email qui sert à saluer votre destinataire. Elle doit être polie et respecter le niveau de formalité approprié à la situation. Vous pouvez utiliser le nom ou le prénom de votre destinataire, ou une formule plus générique comme “Madame, Monsieur”, “Cher(e) collègue”, “Bonjour”, etc. Évitez les formules trop familières comme “Salut”, “Coucou” ou “Hey”.
4/ Répondre à un email professionnel : rédigez un corps de texte structuré et concis.
Le corps de texte est la partie principale de votre email où vous exposez votre message. Il doit être organisé en paragraphes clairs et cohérents, qui répondent aux points soulevés par l’email auquel vous répondez. Utilisez des phrases simples et directes, sans jargon ni fautes d’orthographe. Soyez courtois et professionnel, sans être trop sec ni trop familier. Utilisez des formules de politesse comme “s’il vous plaît”, “merci”, “cordialement”, etc.
5/ Terminez par une formule de politesse appropriée.
La formule de politesse est la dernière phrase de votre email qui sert à conclure votre message et à prendre congé de votre destinataire. Elle doit être en accord avec le ton et le contenu de votre email.
Vous pouvez utiliser une formule classique comme “Cordialement”, “Bien à vous”, “Sincères salutations”, etc., ou une formule plus personnalisée comme “Au plaisir de vous lire”, “Bonne journée”, “À bientôt”, etc.
6/ Relisez et vérifiez votre email avant de l’envoyer.
Avant de cliquer sur le bouton “Envoyer”, prenez le temps de relire attentivement votre email et de vérifier qu’il ne contient pas d’erreurs, d’oublis ou d’ambiguïtés. Assurez-vous que votre message est clair, complet et conforme aux règles de courtoisie et d’étiquette professionnelles. Vérifiez également que vous avez bien joint les pièces jointes éventuelles et que vous avez bien indiqué les destinataires en copie si nécessaire.
En suivant ces conseils, vous pouvez répondre à un email professionnel de manière efficace et professionnelle, ce qui favorisera une bonne communication entre vous et votre destinataire.