Comment configurer Zoho Mail pour son entreprise ?

Configurer Zoho Mail pour votre entreprise est un processus simple mais structuré, qui nécessite quelques étapes clés pour assurer une intégration réussie avec votre domaine et une utilisation optimale. Voici un guide détaillé en français pour vous aider à configurer Zoho Mail pour votre entreprise :

Étape 1 : Créer un compte Zoho Mail

1. Accéder au site : Rendez-vous sur la page officielle de Zoho Mail (www.zoho.com/mail/).
2. Choisir un forfait : Cliquez sur “S’inscrire gratuitement” pour le plan gratuit (jusqu’à 5 utilisateurs) ou sélectionnez un plan payant (Mail Lite ou Premium) selon vos besoins.
3. Remplir les informations :

• Entrez votre nom, un email de contact (ou numéro de téléphone) et un mot de passe.
• Si vous avez un domaine (ex. votredomaine.com), indiquez-le. Sinon, vous pouvez en acheter un via Zoho.

1. Vérification : Après inscription, Zoho envoie un code de vérification par SMS ou email. Entrez ce code pour activer votre compte.

Étape 2 : Ajouter et vérifier votre domaine

Pour utiliser des adresses email personnalisées (ex. votrenom@votredomaine.com), vous devez associer votre domaine à Zoho Mail.

1. Connexion à la console d’administration : Une fois connecté, accédez à la “Console d’administration” (Admin Console) depuis votre tableau de bord Zoho Mail.
2. Ajouter un domaine :

• Allez dans la section Domaines (Domains).
• Cliquez sur Ajouter un domaine (Add Domain) et entrez votre nom de domaine (ex. votredomaine.com).

1. Vérification du domaine : Zoho propose trois méthodes pour prouver que vous possédez le domaine :

• Méthode CNAME (recommandée) :
  • Zoho fournit un nom (ex. zmverify.zoho.com) et une valeur à ajouter dans les enregistrements DNS de votre registrar (ex. GoDaddy, OVH, Namecheap).
  • Connectez-vous à votre gestionnaire DNS, ajoutez un enregistrement CNAME avec ces valeurs, et attendez la propagation (quelques heures max).
• Méthode TXT : Ajoutez un enregistrement TXT fourni par Zoho dans vos DNS.
• Méthode HTML : Téléchargez un fichier HTML sur votre serveur web.

1. Valider : Retournez dans la console Zoho et cliquez sur Vérifier (Verify). Si tout est correct, votre domaine sera validé.

Étape 3 : Configurer les enregistrements MX (pour recevoir des emails)

Les enregistrements MX (Mail Exchange) dirigent les emails vers les serveurs de Zoho.

1. Obtenir les valeurs MX :

• Dans la Console d’administration, sous Domaines, cliquez sur votre domaine vérifié.
• Zoho affiche les enregistrements MX à configurer, généralement :
  • mx.zoho.com (priorité 10)
  • mx2.zoho.com (priorité 20)
  • mx3.zoho.com (priorité 50)

1. Mettre à jour les DNS :

• Connectez-vous à votre registrar ou gestionnaire DNS.
• Supprimez les anciens enregistrements MX (s’ils existent).
• Ajoutez les nouveaux enregistrements MX fournis par Zoho avec les priorités indiquées.
• Sauvegardez les modifications (le TTL peut être réglé au minimum, ex. 300 secondes, pour une propagation rapide).

1. Vérifier la propagation : Cela peut prendre 24 à 48 heures. Utilisez l’outil “MX Lookup” de Zoho (dans la console) pour confirmer que les enregistrements pointent vers leurs serveurs.

Étape 4 : Ajouter des utilisateurs

Une fois le domaine configuré, créez des comptes email pour vos employés.

1. Accéder aux utilisateurs :

• Dans la Console d’administration, allez à Utilisateurs (Users).
• Cliquez sur Ajouter un utilisateur (Add User).

1. Créer des comptes :

• Entrez le nom, le prénom et l’adresse email souhaitée (ex. jean@votredomaine.com).
• Définissez un mot de passe temporaire que l’utilisateur pourra modifier.

1. Groupes (facultatif) :

• Créez des groupes (ex. support@votredomaine.com) dans la section Groupes pour diriger les emails vers plusieurs membres.

Étape 5 : Configurer SPF et DKIM (sécurité et délivrabilité)

Ces configurations empêchent le spoofing et améliorent la délivrabilité des emails.

1. SPF (Sender Policy Framework) :

• Dans la Console d’administration, sous Domaines, trouvez les instructions SPF.
• Ajoutez un enregistrement TXT dans vos DNS, par exemple :
  v=spf1 include:zoho.com ~all
• Sauvegardez et vérifiez via Zoho.

1. DKIM (DomainKeys Identified Mail) :

• Toujours dans Domaines, générez une clé DKIM.
• Zoho fournit un nom (ex. zoho._domainkey) et une valeur à ajouter comme enregistrement TXT dans vos DNS.
• Validez la configuration dans Zoho après la mise à jour DNS.

Étape 6 : Accéder à Zoho Mail

1. Webmail : Connectez-vous via mail.zoho.com avec les identifiants de chaque utilisateur.
2. Clients email (facultatif) : Configurez Zoho Mail sur Outlook, Thunderbird, etc., avec IMAP ou POP :

• IMAP :
  • Serveur entrant : imappro.zoho.com (port 993, SSL)
  • Serveur sortant : smtp.zoho.com (port 465, SSL)
• Activez l’accès IMAP dans les paramètres Zoho Mail (Settings > Mail Accounts > IMAP Access).

Étape 7 : Personnalisation et migration (optionnel)

• Signatures : Ajoutez des signatures personnalisées dans les paramètres de chaque compte.
• Filtres : Configurez des règles pour organiser les emails entrants.
• Migration : Si vous avez des emails existants (ex. Gmail), utilisez l’outil de migration de Zoho (Console > Migration) pour importer vos données via IMAP.

Conseils pratiques

• Support technique : Zoho offre un support 24/7 pour les plans payants.
• Testez : Envoyez un email test pour vérifier la réception et l’envoi.
• Sécurité : Activez l’authentification à deux facteurs (2FA) dans les paramètres de sécurité.

En suivant ces étapes, Zoho Mail sera pleinement opérationnel pour votre entreprise, offrant une solution email professionnelle, sécurisée et économique. Pour des instructions spécifiques à votre registrar, consultez les guides détaillés dans la documentation Zoho Mail.