Comment migrer vers Zoho Mail ?

Temps estimé :5 minutes

Migrer vers Zoho Mail depuis un autre service de messagerie (comme Gmail, Outlook, ou un autre fournisseur) est un processus structuré qui nécessite une planification et quelques étapes techniques pour transférer vos emails, contacts et calendriers existants. Zoho Mail propose des outils intégrés pour simplifier cette transition, que ce soit pour un utilisateur unique ou une entreprise entière. Voici un guide détaillé pour migrer efficacement vers Zoho Mail au 22 février 2025 :

Étape 1 : Planifier la migration

Évaluer vos besoins :

Déterminez le nombre d’utilisateurs à migrer (individuel ou équipe).
Identifiez les données à transférer : emails, contacts, calendriers, tâches.
Vérifiez le volume de données (ex. taille totale des boîtes aux lettres) pour choisir un forfait adapté (Gratuit : 5 Go, Lite : 10 Go, Premium : 50 Go).

Choisir une méthode de migration :

IMAP : Pour migrer les emails depuis un serveur compatible IMAP (Gmail, Yahoo, etc.).
POP : Pour les comptes POP3 (moins courant, récupère uniquement la boîte de réception).
Exchange : Pour les serveurs Microsoft Exchange.
Manuelle : Import/export de contacts/calendriers via fichiers CSV ou ICS.

Préparer votre domaine :

Si vous utilisez déjà un domaine personnalisé (ex. votredomaine.com), assurez-vous d’avoir accès à sa gestion DNS (ex. chez OVH, GoDaddy).

Étape 2 : Configurer votre compte Zoho Mail

Créer un compte :

Rendez-vous sur Zoho Mail et inscrivez-vous (plan gratuit ou payant).
Ajoutez votre domaine dans la Console d’administration (voir Domaines > Ajouter un domaine).

Vérifier le domaine :

Ajoutez un enregistrement CNAME ou TXT dans vos DNS pour prouver la propriété (instructions fournies par Zoho).
Validez dans Zoho une fois les DNS propagés (quelques heures max).

Configurer les utilisateurs :

Allez dans Utilisateurs > Ajouter un utilisateur et créez les comptes (ex. jean@votredomaine.com) correspondant aux boîtes à migrer.

Étape 3 : Préparer le service source

Activer IMAP (si applicable) :

Gmail : Paramètres > “Transfert et POP/IMAP” > Activer IMAP.
Outlook.com : IMAP est activé par défaut.
Autres : Consultez la documentation de votre fournisseur.

Rassembler les identifiants :

Notez les adresses email, mots de passe et détails des serveurs IMAP/POP (ex. imap.gmail.com, port 993 pour Gmail).

Exporter manuellement (si nécessaire) :

Contacts : Exportez en fichier CSV depuis votre service actuel (ex. Google Contacts > Exporter).
Calendrier : Exportez en fichier ICS (ex. Google Calendar > Paramètres > Exporter).

Étape 4 : Lancer la migration avec l’outil Zoho

Zoho fournit un outil de migration dans la Console d’administration pour les comptes professionnels.

Accéder à l’outil :

Connectez-vous à la Console d’administration (admin.zoho.com).
Allez dans Migration (sous Outils ou Configuration selon l’interface).

Configurer la migration :

Cliquez sur Ajouter une migration.
Choisissez le type : IMAP, POP ou Exchange.
Entrez les détails du serveur source :
- IMAP Gmail : imap.gmail.com, port 993, SSL activé.
- IMAP Outlook : outlook.office365.com, port 993, SSL activé.
Ajoutez les identifiants (email + mot de passe ou mot de passe d’application pour Gmail avec 2FA).

Mapper les comptes :

Associez chaque compte source (ex. jean@gmail.com) à un compte Zoho (ex. jean@votredomaine.com).
Pour une migration massive, importez une liste via fichier CSV.

Sélectionner les données :

Choisissez les dossiers à migrer (ex. Boîte de réception, Envoyés, Archives).
Définissez une période (ex. emails des 6 derniers mois seulement).

Lancer la migration :

Cliquez sur Démarrer la migration. Zoho transfère les données en arrière-plan (durée selon le volume : minutes à heures).

Étape 5 : Importer contacts et calendriers (si non inclus dans IMAP)

Contacts :
Dans Zoho Mail, allez à Contacts > Importer.
Chargez le fichier CSV exporté et mappez les champs (nom, email, etc.).
Calendrier :
Dans Calendrier > Importer, uploadez le fichier ICS exporté.
Vérifiez que les événements apparaissent correctement.

Étape 6 : Mettre à jour les enregistrements MX

Pour que les nouveaux emails arrivent sur Zoho Mail :

Obtenir les MX de Zoho :

Dans la Console > Domaines, trouvez les enregistrements MX :
- mx.zoho.com (priorité 10)
- mx2.zoho.com (priorité 20)
- mx3.zoho.com (priorité 50)

Modifier les DNS :

Connectez-vous à votre registrar (ex. OVH, Namecheap).
Supprimez les anciens MX (ex. ceux de Gmail ou Outlook).
Ajoutez les MX de Zoho avec les priorités indiquées.

Attendre la propagation :

Cela prend 24 à 48 heures. Testez en envoyant un email à votre adresse.

Étape 7 : Vérifier et finaliser

Contrôler les données :

Connectez-vous à mail.zoho.com pour chaque utilisateur et vérifiez que les emails, contacts et calendriers sont bien migrés.
Utilisez la recherche pour confirmer la présence d’emails spécifiques.

Tester l’envoi/réception :

Envoyez un email depuis Zoho Mail et recevez-en un pour confirmer que les MX fonctionnent.

Mettre à jour les clients :

Si vous utilisez Outlook ou Thunderbird, configurez Zoho Mail (IMAP : imappro.zoho.com, port 993 ; SMTP : smtp.zoho.com, port 465).

Conseils pour une migration réussie

Tester d’abord : Migrez un compte pilote avant de traiter toute l’équipe.
Informer les utilisateurs : Prévenez votre équipe de la transition et fournissez les nouveaux identifiants.
Support Zoho : Contactez le support 24/7 (disponible pour les plans payants) en cas de problème.
SPF/DKIM : Configurez ces enregistrements après les MX pour sécuriser et optimiser la délivrabilité (voir Domaines > Authentification dans Zoho).

Temps estimé

Configuration initiale : 1-2 heures (domaine, utilisateurs).
Migration IMAP : Quelques heures pour des boîtes de <10 Go ; plus pour des volumes importants.
Propagation DNS : Jusqu’à 48 heures pour les MX.

Conclusion

Migrer vers Zoho Mail est relativement simple grâce à son outil de migration intégré et ses instructions claires. En préparant bien (DNS, identifiants, planification) et en suivant ces étapes, vous pouvez transférer vos données sans interruption majeure. Une fois migré, configurez filtres et Streams pour optimiser l’utilisation. Pour des tutoriels spécifiques, consultez la documentation Zoho Mail.