Migration messagerie entreprise : comment pas perdre tes mails, ni ta santé mentale

Ton entreprise veut changer de messagerie ?
Genre quitter Outlook pour Google
Ou passer de Zoho à Microsoft
Ou juste comprendre ce qu’il se passe depuis 2014 dans sa boîte mail

Tu respires.
Tu bois un café.
Et tu lis ça.

Pourquoi changer de messagerie en entreprise ?

Allez soyons honnêtes

Souvent c’est parce que :

• L’ancienne messagerie rame comme un tracteur dans la boue
• Y a trop de bugs
• Personne ne comprend comment retrouver les mails archivés
• Le support technique ? Il a disparu depuis 2017
• Vous payez cher pour un truc qui plante tous les matins

Et là quelqu’un dit en réunion :
“Et si on changeait tout ?”

Et toi t’es là.
À googler “migration messagerie entreprise sans crise cardiaque”

Tu tombes sur moi.
Coucou.
Bienvenue.
Je suis Myriam, je gère ça mieux qu’un mascara waterproof sous la pluie.

Ce que personne ne te dit (mais moi si)

Faire une migration de messagerie c’est comme un déménagement d’entreprise
Sauf que t’as pas de cartons
Mais des gigas de mails à transporter
Et des collègues à rassurer toutes les 12 minutes

Alors voici le plan béton
Pour migrer proprement
Sans perdre une virgule
Ni ton chef préféré

Les 5 étapes pour une migration messagerie entreprise sans prise de tête

1. Fais l’état des lieux

Avant de bouger quoi que ce soit
Tu regardes :

• Quelle messagerie vous utilisez actuellement
• Combien de comptes sont concernés
• Combien de mails, contacts, pièces jointes, etc
• Est-ce qu’il y a des alias ? Des groupes ? Des boîtes partagées ?

Bref
Tu ouvres les tiroirs
Tu comptes les chaussettes
Tu fais le tri

2. Choisis la nouvelle messagerie (sans te planter)

Le plus souvent c’est :

• Gmail pro (Google Workspace)
• Microsoft 365 (Outlook, Teams et tout le bazar)

Pose-toi des questions simples :

• Vous bossez déjà sur Google Docs ?
• Ou plutôt Word et Excel ?
• Vous avez besoin d’un agenda partagé ?
• Ou d’un outil tout-en-un avec vidéoconf incluse ?

Et là tu choisis.
Sans pression.
Tu peux même faire un petit sondage à la machine à café.

3. Prépare les troupes

Une migration sans prévenir les collègues
C’est comme coller un post-it sur un missile

Tu fais un petit message clair (et un peu drôle si t’as le style) :

Salut l’équipe
On change de messagerie dans 2 semaines
Vos mails seront transférés
Pas besoin de paniquer
Tout sera fait pour garder vos contacts, vos agendas, et même vos spams

Et tu mets un lien vers une FAQ.
Ou vers moi.
Je suis sympa et pas chère.

4. Lance la migration (sans te faire fumer par le service IT)

Tu as 2 choix :

• Faire la migration toi-même
  (Si t’es à l’aise avec les fichiers PST, IMAP, MX, et t’as envie de tester ton karma)
• Passer par un outil pro genre :
  • Google Workspace Migrate
  • Microsoft Migration Tool
  • BitTitan (oui le nom est claqué mais ça marche bien)

Ou tu fais appel à un prestataire
Qui fait ça pendant que tu bois un thé

5. Vérifie tout après le grand boum

Après la migration, tu fais le tour :

• Tous les mails sont là ?
• Les contacts ont suivi ?
• L’agenda n’a pas disparu dans un coin de serveur au Kazakhstan ?
• Les boîtes partagées marchent ?
• Les filtres ? Les règles ? Les signatures ? Les emojis ?

Si oui
FÉLICITATIONS

T’as réussi une migration messagerie entreprise
Sans perdre un seul collègue
Ni un seul rendez-vous client

Bonus : le kit de survie post-migration

• Prévois 1 ou 2 jours de support pour les collègues en PLS
• Fais un mini-guide PDF “Comment utiliser ta nouvelle messagerie sans hurler”
• Change les signatures mails si besoin
• Fête ça avec un gâteau au bureau
  (Si t’as pas de gâteau, un Kinder ça passe)

FAQs utiles (et un peu relou mais bon)

Est-ce que je vais perdre mes mails ?
Non si c’est bien fait. Et je te dis comment le faire bien, donc t’inquiète.

Combien de temps ça prend ?
Entre une journée et une semaine selon la taille de l’équipe. Et si y a beaucoup d’emails datant de Napoléon.

Est-ce que mes anciens mails seront visibles dans la nouvelle messagerie ?
Oui. Même les messages de ton ancien stagiaire en 2019.

On peut migrer sans downtime ?
Oui si tu fais ça proprement. Tes collègues pourront continuer à envoyer des mails pendant le transfert.

Et les pièces jointes ?
Elles suivent. Même les GIFs de chats.

C’est payant ?
Les outils pros oui. Mais franchement, c’est mieux que de tout faire à la main.

Pour finir

Changer de messagerie en entreprise
C’est pas juste changer de boîte mail

C’est une mise à jour mentale
Un gros reset
Une façon de dire à toute l’équipe :
On avance les gars

Et si t’as lu jusqu’ici
C’est que t’es prêt

Alors fais ta migration messagerie entreprise comme un pro
Et surtout
Garde le smile