Comment configurer une réponse automatique d’absence du bureau dans Outlook ?

Si vous prévoyez de vous absenter du bureau pour une période prolongée, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de réponse automatique d’Outlook pour informer vos contacts de votre indisponibilité et de la personne à contacter en cas d’urgence. Voici comment procéder :

1. Ouvrez Outlook et cliquez sur l’onglet Fichier.
2. Dans le menu Informations, cliquez sur le bouton Réponses automatiques.
3. Cochez la case Envoyer des réponses automatiques et définissez la plage de dates et d’heures pendant laquelle vous souhaitez que la réponse soit envoyée.
4. Dans l’onglet À l’intérieur de mon organisation, rédigez le message que vous souhaitez envoyer à vos collègues internes. Vous pouvez utiliser le bouton Format pour personnaliser le texte, ajouter des images ou des liens, etc.
5. Dans l’onglet En dehors de mon organisation, rédigez le message que vous souhaitez envoyer à vos contacts externes, tels que vos clients ou vos partenaires. Vous pouvez également cocher la case Envoyer uniquement aux contacts si vous ne voulez pas répondre aux expéditeurs inconnus.
6. Cliquez sur OK pour enregistrer vos paramètres et activer la réponse automatique.

Vous pouvez vérifier que la réponse automatique est activée en regardant l’état affiché dans la barre d’état d’Outlook, en bas à droite de la fenêtre. Vous pouvez également modifier ou désactiver la réponse automatique à tout moment en cliquant à nouveau sur le bouton Réponses automatiques.

La réponse automatique est un moyen simple et efficace de communiquer votre absence du bureau et de maintenir une bonne relation avec vos contacts. N’oubliez pas de rédiger un message clair, concis et professionnel, et de préciser les coordonnées de la personne à contacter en cas de besoin.