Évolution de la messagerie électronique
La messagerie électronique, communément appelée “email” en français, a radicalement transformé la communication depuis sa création dans les années 1960. Au départ conçue pour échanger des messages entre chercheurs universitaires, cette technologie s’est rapidement répandue à mesure que l’informatique personnelle et surtout internet se démocratisaient.
Les premiers systèmes de messagerie électronique ont vu le jour dans les universités américaines au début des années 1960. Il s’agissait de permettre aux chercheurs d’échanger rapidement des informations via le réseau informatique, alors balbutiant. Dans les années 1970, le courrier électronique commençait à s’étendre dans les entreprises et les administrations.
La démocratisation d’internet à partir des années 1990 a véritablement révolutionné l’email. Des services gratuits comme Hotmail ou Yahoo Mail ont permis à n’importe quel internaute de disposer d’une adresse email. Les webmails ont également facilité la consultation de sa messagerie depuis n’importe quel ordinateur connecté. Parallèlement, de nouveaux protocoles comme le POP ou l’IMAP ont fluidifié la réception des emails.
Aujourd’hui, la plupart des internautes disposent de plusieurs adresses email qu’ils consultent sur leur smartphone, leur ordinateur ou leur tablette numérique. Outre le texte, les pièces jointes permettent d’envoyer des documents de tout type. Certains services comme Gmail offrent même plusieurs gigaoctets de stockage. Si bien que pour beaucoup, la messagerie électronique est devenue le centre névralgique de la communication numérique.
En un demi-siècle, l’email est donc passé d’un outil confidentiel réservé à quelques universitaires à un moyen d’échange indispensable pour des milliards d’internautes. Sa facilité d’utilisation, sa rapidité et son universalité en ont fait l’une des killer applications ayant le plus transformé la communication. Malgré l’émergence des réseaux sociaux, la messagerie électronique demeure encore aujourd’hui le moyen le plus populaire d’échanger des informations à l’écrit.
Optimisez la gestion de vos emails
La messagerie électronique est devenue un outil de communication essentiel, mais elle peut vite devenir envahissante et chronophage si elle est mal gérée. Heureusement, de nombreux outils existent pour vous aider à trier, suivre et organiser vos emails efficacement. Voici les fonctionnalités les plus utiles :
Les règles de boîte de réception vous permettent d’automatiser le traitement des emails entrants. Vous pouvez par exemple diriger certains expéditeurs vers des dossiers dédiés. C’est idéal pour séparer newsletters et notifications. Certains outils comme Boomerang vous permettent même de planifier l’envoi de vos emails.
Les plugins de productivité comme ClearContext pour Gmail ou Monkey for Outlook analysent le contenu de vos messages pour vous suggérer des actions : répondre, archiver, supprimer, etc. Vous gagnez ainsi un temps précieux.
Les fonctionnalités de suivi comme Read Receipts ou MailTrack vous indiquent si votre email a été lu, et même à quelle heure ! Très utile pour faire des relances.
Enfin, de nombreuses applications tierces comme Spark, Airmail ou Polymail vous offrent des interfaces épurées et ergonomiques pour consulter vos différentes messageries depuis un seul endroit.
Synchronisez vos emails sur tous vos appareils
De nos jours, nous utilisons de multiples appareils au quotidien : smartphone, tablette, ordinateur portable, PC, etc. Il est donc essentiel de pouvoir consulter et gérer ses emails facilement sur chacun d’eux. Heureusement, de nombreuses solutions existent pour synchroniser sa messagerie électronique sur tous ses terminaux.
Sur votre smartphone, tablette ou ordinateur portable, téléchargez l’application officielle de votre fournisseur d’email comme Gmail, Outlook, Yahoo Mail, etc. L’application se connectera directement à votre messagerie pour afficher vos emails en temps réel. Pensez à activer les notifications push pour être alerté instantanément à la réception de nouveaux messages.
Sur votre ordinateur de bureau, vous pouvez soit utiliser le webmail de votre fournisseur d’email, soit configurer un client de messagerie comme Outlook ou Thunderbird. Dans les paramètres, renseignez vos identifiants de messagerie électronique pour permettre la synchronisation. Le client téléchargera alors l’ensemble de vos emails et continuera à s’actualiser automatiquement.
Certains services comme Dropbox ou Microsoft OneDrive proposent aussi une synchronisation multi appareils. Vous pourrez ainsi retrouver tous vos emails sur tous vos terminaux via le dossier cloud dédié.
En suivant ces quelques étapes, vous êtes désormais paré pour consulter et gérer votre messagerie électronique facilement, à tout moment et en tout lieu, sur votre téléphone, tablette et ordinateur. Plus besoin de multiplier les manipulations pour garder une boîte de réception à jour !